DÉTECTION DE QUASI-DOUBLONS

Notre service de détection de quasi-doublon est une procédure de pré analyse qui permet d’identifier les documents doublons et quasi-doublons. Les résultats sont par la suite exportables dans la plupart des logiciels de gestion de documents.

Les quasi-doublons sont des documents similaires ne contenant que des différences textuelles ou de format. Ils sont différents des doublons qui sont sont des copies exactes d’un même document. Ils incluent les fichiers avec un pourcentage de différence dans le texte (de loin le plus fréquent), variances dans le format (comme le « gras » et « l’italique ») ou des fichiers de formats différents (comme les fichiers MS Word convertis en PDF). Cette technologie peut être utilisée avec les formats originaux (documents électroniques) ainsi qu’avec les documents numérisés/ROC (Reconnaissance Optique des Caractères).

Le coût d’analyse de documents pertinents à un dossier litigieux peût s’avérer très élevé. Comme la technologie nous donne la capacité de créer, imprimer et d’archiver autant de versions du même document, les coûts d’analyse augmentent. Identifier puis grouper ces documents avant de procéder à une revue complète réduit le temps de révision, libère des ressources légales dispendieuses et ultimement sauve de l’argent aux parties impliquées.

Les statistiques démontrent que chaque collection de documents contient entre 25% et 50% de quasi-doublons. Faire la revue de documents similaires encore et encore peut être frustrant. De plus, avoir différentes personnes pour faire la revue de documents quasi-similaires peut-être inquiétant puisqu’ils pourraient être traités différemment. Les documents quasi-doublons identifiés tôt dans le processus puis revus et évalués de façon similaire aide à assurer la consistance et la précision de la base de données.

Notre service de détection de quasi-doublons n’affecte relativement pas le processus et le cheminement des données du litige. Il créé des données pour chaque document et ces données sont par la suite enregistrées dans la base de données. Les données indiquent si le document est unique. Dans la négative il montre le lot de doublons ou quasi-doublons auxquels il se rattache. Un document pivot est sélectionné parmi le lot et devient la référenceà laquelle les autres documents sont comparés pour déterminer le pourcentage de similarité.

La technologie de détection de quasi-doublons est très intuitive. Lorsqu’elle groupe deux documents et indique qu’ils sont similaires à 95%, la personne qui fait la revue des documents sait que la différence textuelle entre les 2 documents est de 5%. De plus un logiciel de comparaison peut-être utilisé afin d’identifier les différences exactes.

Nous fournissons un outil d’extraction pour faciliter le chargement de méta données des quasi-doublons dans votre logiciel de revue de documents tel CT Summation, FTI Ringtail, iConect et Dataflight Concordance. Une fois les données chargées, les responsables de la revue peuvent alors travailler avec des groupes de documents similaires, plutôt que sur des documents individuels. Ce système s’est avéré efficace pour les documents originaux ainsi que pour les documents numérisés/ROC.

Le retour sur l’investissement pour la détection de quasi-doublons est vraiment concret. L’industrie estime le coût de la revue de documents à $3 ou $4 par document. Le processus de détection de quasi-doublons ne coûte que quelques sous par document et est très précis. En éliminant le besoin de relire sans cesse des documents similaires intégralement, les coûts de revue sont réduits proportionnellement.

Le Calculateur du retour sur l’investissement du détecteur de quasi-doublons peut démontrer les économies réalisables en utilisant ce service. Contacter un représentant CL Juridique pour avoir accès au Calculateur et pour de plus amples informations au sujet de notre service de détection de quasi-doublons.